聘用单位必须在一个月之内完成外教的《外国专家证》和《外国人居留证》申请过程: 首先,学校应该向当地出入境管理处办理外教临时居留手续。其次,办理《外国专家证》和《外国人居留证》所需的体检证明（由省出入境管理处指定的体检机构办理和签好的标准合同原件）。最后,在所有文件齐全后到省外专局和省出入境管理处办理《外国专家证》和《外国人居留证》。

《外国专家证》的办理 《外国专家证》实行属地管理，办理《外国专家证》必须具备以下相关文件：
① 有效工作签证（Z）签证。凡持旅游（L）、留学生（X）签证的外国人不得在华工作,也不更换为工作签证。
② 国家外国专家局制定的标准合同或政府间协议副本，校际交流协议副本；
③ 按规定，《外国人居留证》须一年延期一次，因此，《外国专家证》也须一年延期一次。延期时，聘用单位须凭新标准合同以及有关文书到发证机关办理延期手续，盖章后有效；
④ 签订标准合同须用原件，复印件无效。合同须有附件，应对工作任务、工资待遇和双方认为标准合同中没有涵盖的其他事项做出明确约定。外国专家到另一城市受聘后，须向当地发证机关重新办理《外国专家证》。

《外国人居留证》的办理
外国专家更换聘用单位应在新聘单位所在地办理户口迁入手续办理《外国人居留证》须凭以下材料:
①有效工作（Z）签证；
②《外国专家证》；
③卫生检疫部门出具的《外国人体格检查记录》和《认证证明》;
④与新学校签订的外专局标准合同原件;
⑤原学校出具的推荐信。聘用单位须凭新标准合同以及有关文书到发证机关办理延期